Stab

Personal- og lønsavdeling har 3,9 årsverk. Avdelinga sine hovudoppgåver er:

• Utvikling/vedlikehald av overordna arbeidsgivarpolitikk og løpande arbeid knytt til dette
• Støtte og rettleiing til einingane i utøving av arbeidsgivarpolitikken
• Lønskøyring/lønsarbeid/lokale lønsforhandlingar/pensjon/forsikring
• Rekruttering/kompetanseutvikling
• HMS/IA-arbeid/arbeidsmiljø
• Samarbeid med fagorganisasjonar og verneteneste
• Systemadministrasjon - digitale verkty

Det daglege løns- og personalarbeidet går bra og inntrykket er at samarbeidet med tillitsvalde, verneombod, rådmannsteam og einingsleiarar fungerer godt. Avdelinga har stabile tilsette og trivselen er god. Avdelinga har ikkje sjukefråvær.

Hovudmål

Gjennomføring av omstillingsprogrammet "Tenesteutvikling gjennom digitalisering og bruk av ny teknologi"

Måloppnåing

Personalavdelinga har etablert og gitt opplæring i desse tiltaka i 2018:

Digital sjukefråværsoppfølging - fyrste del vart ferdig i 2017. Del to, digital levering av søknad om sjukepenger; Digisyfo m.m vart ferdigstilt i 2018.

Rekrutteringsmodulen er fornya og fleire digitale modular ligg føre.

Mål om ny organisering i stab- og støttefunksjonar:

Gjennomgang av organisering stab- og støttefunksjonar var planlagt avklart i 2018. På grunn av rekruttering av ny rådmann hausten 2018 vart dette utsatt til våren 2019. Målet om presentasjon av framtidig kompetanseprofil i stab er som følgje av dette også utsatt til 2019.

Økonomiavdelinga i Giske kommune har 3,7 årsverk. Avdelinga sine hovudoppgåver er:

• Føre rekneskap til Giske kommune, Giske kyrkjelege fellesråd og legatrekneskap, herunder fakturamottak for heile kommuneorganisasjonen
• Brukarstøtte for budsjettverktøy, økonomi- og e-handelssystem
• Utarbeiding av samla årsbudsjett og økonomiplan for kommunen
• Rapportering/budsjettoppfølging
• Gi einingsleiarar m/fl. støtte og rettleiing innan økonomi
• Saksbehandling politiske saker
• Finansforvaltning
• Vere kommunen sitt kontaktpunkt for innkjøpsfelleskapet på Sunnmøre
• Koordinere KOSTRA-rapportering frå Giske kommune.
• Vere kommunen sitt kontaktpunkt i høve Nordre Sunnmøre kemnerkontor, skatteoppkrevjing og arbeidsgjevarkontroll.
• Administrere kommunen sine skadeforsikringar.
• Tilrettelegging for innkrevjing av kommunale økonomiske krav. Desse vert oversendt til inkassoselskap som står for innkrevjinga.

Avdelinga leverer i hovudsak tenester til interne brukarar. Det er likevel ein del publikumskontakt knytt til fakturakopi og spørsmål om utsende faktura, lån og aktivitet kring innkrevjing. Avdelinga er avhengig av godt samarbeid med eksterne leverandørar, lån- og finansforvaltarar, samarbeidskommunar og andre samarbeidspartnarar.

Hovudmål

Gjennomføring av omstillingsprogrammet "Tenesteutvikling gjennom digitalisering og bruk av ny teknologi"

Måloppnåing

Økonomiavdelinga har gjennomført desse tiltaka i 2018:

• Elektronisk saksgang ved behandling av manuelle billag og elektronisk bilagsarkiv,
  • Resultatmål 2020: 100%. Resultatmål i 2018 var gjennomføring av opplæring og reduksjon i talet på manuelle bilag. Det har vore opplæring både på gruppe- og individnivå. Manuelle bilag er redusert frå 2023 i 2016 til 263 i 2018, d.v.s ein reduksjon på 87%.
• Auke andel elektroniske faktura frå leverandør
  • Resultatmål for dette er 100% i 2020. Andel elektroniske faktura har auka frå 63% i 2016 til 75% i 2017 og 83,33% i 2018. Det må setjast i verk tiltak skal ein klare å nå målet for 2020.
• Innbyggarinsyn WEB - faktura
  • Resultatmål er å gi betre service til innbyggarane. Der dei kan sjå faktura som er utsende, ta utskrift og søkje om utsett betaling.
• Auke andel digital utsending av faktura til kundar/brukarar
  • Resultatmål 2020 er 90%. Målet for 2017 var å vere ein tilbydar av faktura sendt til digital postkasse, slik at ein saman med andre offentlege og private aktørar bidreg til auka fokus og fleire brukarar. Efaktura og avtalegiro har vore i bruk i fleire år, og dei siste åra har det vore liten vekst. Utsending av faktura til digital postkasse vil saman med ny funksjonalitet i fagsystem og hos betalingsinstitusjonar i høve autogiro og efaktura bidra til auka vekst. På grunn av manglar i fagsystem har ein ikkje kunne ta i bruk ny funksjonalitet, ein går ut frå at dette vil betre seg i 2019.

I tillegg kjem endringar som berre påverkar internt i avdelinga. Å arbeide for å betre prosessar og rutinar som kan forenkle og forbetre, er ein kontinuerleg prosess som i stor grad vert gjennomført i takt med kva systemleverandøren utviklar og tilrettelegg. Døme på dette er autopay- automatisk remiteringsrutine, integrasjonar mot Altinn, setje opp automatiserte jobbar. I tillegg kjem arbeid med å tilrettelegge for bruk av eksisterande funksjonar - å bruke fagsystemet fullt ut.

Servicekontoret i Giske kommune har i dag 6,5 stillingsheimlar/årsverk. Av dette er 0,5 knytt til PPT. Sjølve servicekontoret utgjer 6 årsverk fordelt på 7 personar.

• sentralbordteneste
• informasjon og rettleiing
• kommunale avgifter
• felles saksarkiv
• postbehandling
• politisk sekretariat
• innkjøp til avdelingar i rådhuset

Hovudmål

Gjennomføring av omstillingsprogrammet "Tenesteutvikling gjennom digitalisering og bruk av ny teknologi"

Måloppnåing

Servicekontoret digitaliserte postutsending i 2016 med full årsdrift frå 2017 ved innføring av tenesta KS-SvarUt. Kontoret har ikkje full oversikt over all post som vert sendt frå kommunen. Via SvarUt vart det i 2018 sendt 7.771 dokument. Av dette vart 4.268 sendt/lest digitalt og 3.084 sendt til print.

SvarUt vart tatt i bruk som teneste i midten av 2016. Når det gjeld porto har forbruket utvikla seg slik som følge av digitaliseringa:

2015: kr. 278 702
2016: kr. 248 787
2017: kr. 196 400
2018: kr. 213 000

I desse summane ligg all porto, også for det som blir printa frå SvarUT. I tillegg har portotakstane auka kvart år. Innsparinga er bra, men ville vore monaleg høgare viss alle som tek i mot post digitalt reelt sett nytta tenesta ved å hente ut posten frå si digitale postkasse.

Giske kommune har folkehelsekoordinator i 100 % stilling, der 20% ligg til omsorg.

Folkehelsekoordinatoren:

• er prosjektleiar for kommunen si deltaking i «Nærmiljø og lokalsamfunn som fremmar folkehelse». Ein del av prosjektet i 2017 var samarbeid med Norges Miljø- og Biovitenskapelige Universitet (NMBU) og tema kvalitetar ved møteplassar i Giske .
• er ansvarleg for tilbodet Aktiv på dagtid. God deltaking både på tur og treningssenter
• er leiar av prosjekt "Meiropen kommune" (inkludert biblioteket som møteplass). Fortset inn i 2019.
• er kontaktperson for StikkUT.
• deltek i møte og drøftingar vedr ulike friluftsrelaterte saker.
• deltek i kursrekke for førstegongsfødande (med tema ernæring).
• leiar arbeidet med Ungdata2017, følger opp resultat og tiltak i skulane.
• er med i samarbeidsprosjektet omkring "Go'fisken", mellom næringlivet, dei kommunale barnehagane og kjøkkenet.
• leiar for frisklivssentralen. Planlegging av samarbeid med barnehagane starta i 2017 og går vidare i 2018.
• har eit godt samarbeid med teknisk eining, er ein viktig arena for det lokale folkehelsearbeidet. Arbeid for betre medverknad, samt kartlegging og verdisetting av friluftsområde er viktige element i dette. Folkehelsekoordinator deltek på oppstartsmøte i reguleringssaker og har vore aktiv i arbeidet kring kommuneplanen sin arealdel.

Hovudmål: folkehelse i alt vi gjer.