Stab
Personal og løn
Personal- og lønsavdeling har 3,9 årsverk. Avdelinga sine hovudoppgåver er:
- Utvikling og vedlikehald av overordna arbeidsgivarpolitikk samt støtte og rettleiing til einingane i utøving av arbeidsgivarpolitikken
- Lønsarbeid, lokale lønsforhandlingar og rettleiing til einingane i lønsarbeidet
- Bistå einingane i rekruttering og kompetanseutvikling
- Overordna ansvar for HMS/IA-arbeid
- Samarbeid med fagorganisasjonar og verneteneste
Avdelinga har ikkje hatt sjukefråvær. Samarbeidet med tillitsvalde, verneteneste, topp- og einingsleiing fungerer godt. Einiga er svært sårbar ved evt. sjukefråver, særlig gjeld dette lønsarbeidet.
Økonomi
Økonomiavdelinga i Giske kommune har 3,7 årsverk. Avdelinga sine hovudoppgåver er:
- Føre rekneskap til Giske kommune og Giske kyrkjelege fellesråd, Gjelds- og finansfovaltning
- Utarbeiding av samla årsbudsjett og økonomiplan for kommunen og rapportering og oppfølging av dette
- Gi einingsleiarar m/fl. støtte og rettleiing innan økonomi samt brukarstøtte for budsjettverktøy, økonomi- og e-handelssystem.
- Vere kommunen sitt kontaktpunkt i høve innkjøpsfelleskapet på Sunnmøre, Nordre Sunnmøre kemnerkontor, skatteoppkrevjing og arbeidsgjevarkontroll
Avdelinga leverer i hovudsak tenester til interne brukarar. Det er likevel ein del publikumskontakt knytt til fakturakopi og spørsmål om utsende faktura, lån og aktivitet kring innkrevjing. Avdelinga er avhengig av godt samarbeid med eksterne leverandørar, lån- og finansforvaltarar, samarbeidskommunar og andre samarbeidspartnarar.
Servicekontoret
Servicekontoret i Giske kommune har i dag 6,5 årsverk. Av dette er 0,5 knytt til PPT. Sjølve servicekontoret utgjer 6 årsverk fordelt på 7 personar.
- Sentralbordtenest samt informasjon og rettleiing av innbyggaran knytt til kommunale avgifter, bustønad og startlån
- Giske kommunes felles saksarkiv
- Politisk sekretariat
- Ansvar for forberedelse og gjennomføring av kommuneval.
Hovudmål
Levere god service til innbyggarane og politiske leiing gjennom å vere godt oppdatert på det som skjer i kommuna. Sørge for at politiske saker vert sendt ut i rett tid.
Måloppnåing
Servicekontoret digitaliserte postutsending i 2016 med full årsdrift frå 2017 ved innføring av tenesta KS-SvarUt. Kontoret har ikkje full oversikt over all post som vert sendt frå kommunen. Via SvarUt vart det i 2019 (2018 i parentes) sendt 7 959 (7 771) dokument. Av dette vart 5 165 (4 268) sendt/lest digitalt og 2 794 (3 084) sendt til print.
Folkehelsekoordinator
Giske kommune hadde folkehelsekoordinator fram til medio 2019. Stillinga var eit av tiltaka i 2019 for å redusere meirforbuket. Folkehelselova og oppgåvene knytt til denne er fordelt til andre i organisasjonen.
| Utfordringar | Kva er gjort (maks 3 linjer) | Resultat og/eller effekt (maks 3 linjer) | |
|---|---|---|---|
| Omstilling og tilpasning til endra rammevilkår, både økonomisk og teknologisk. | Prosjekt "omstilling fellesfunksjonar" er igangsatt | Prosjektet er ikkje avslutta, planlagt ferdig juni 2020 | |
| å oppnå maksimal gevinstrealisering av innføring av digitale løysingar | Elektronisk saksgang ved behadling av manuelle bilag og elektronisk bilagsarkiv. | Resultatmål 2020: 100%, Resultat 2019: 318. Nedgang frå 2023 manuelle bilag i 2016, d.v.s nedgang på 84% | |
| Digitalisering og automatisering av administrative oppgåver og forenkling av prosedyrer og prosessar | Elektronisk faktura frå leverandør. | Resultatmål 2020: 100%, resultat 2019: 85%. Det må setjast i verk tiltak skal ein nå målet i 2020. | |
| Digital utsending av faktura. | Resultatmål 2020: 90%, resultat 2019: Vart implementert i 2. halvdel og er ikkje målbart for 2019, men det har vore ein auke i efaktura på 75% og avtalegiro med 49% | ||
| Metodisk og systematisk informasjonsarbeid, utvikle heimesida i kombinasjon med bruk av sosiale medier | Utvikla sjølhjelpsvertøy | Bedre informasjonsflyt, relevant informasjon er tilgjengeleg for inbyggjarane døgnet rundt | |
| Etablere eit nytt og brukarvenleg intranett | Nytt intranett er etablert og opplæring i bruk og publisering er ferdigstilt. | Bedre informasjonsflyt, relevant informasjon er tilgjengeleg for tilsette døgnet rundt | |
| Tilrettelegge for døgnåpen forvaltning ved å betre innbyggardialogen slik at innbyggarane kan vere sjølvhjelpte når det passar for dei uavhengig av åpningstid | Innbyggerinnsyn gjennom "mi side" er etablert på giske.kommune.no | Effekten av tiltaket er meir sjølvbetjening og bedre brukardialog, ein del av meirope kommune satsinga. Førebels ikkje godt nok formidla, det må setjast i verk tiltak for å auke bruken. |
| Resultatmål 2019 | ||
|---|---|---|
| Halde fram arbeidet med omstillingsprogrammet "Tenesteutvikling gjennom digitalisering og bruk av ny teknologi" vedtatt av kommunestyret i juni 2016 Framtidig organisering av driftsoppgåver som no ligg til stab er avklart medio juni 2019. Det skal utarbeidast kompetanse- og rekrutteringsplan for stab, som inkluderer framtidig kompetanseprofil | Prosjektet "Omstilling av fellesfunksjonar " er godt i gang og blir ferdigstilt innan utgangen av juni 2020. Kultur og miljøområdet er tatt inn i prosjektet. Kompetanse- og rekrutteringsplan skal utarbeidast når organisering av stab og arbeidsfordeling mellom fellesfunksjonar og linjeorganisasjon er avklart.. | Styrka merksemd og kompetanse på utfordringar og muligheiter for effektiv organisering av fellesfunksjonar og arbeidsdeling mellom stab og linjeorganisasjon. |
| Vidareutvikle samarbeidet mellom kommunale tenester, NAV, frivillege organisasjonar og lokalt næringsliv for å leggje til rette for god integrering av flyktningar | ||
| Innan utgangen av 2019 skal det overordna HMS-systemet gjennomgåast og digitaliserast | Digital HMS-handbok er innkjøpt og blir tatt i bruk innan juni 2020. | HMS-rutiner er gjennomgått og kvalitetssikra. Styrka tilgang til og oversikt over reglar og årshjul. Oppdatering av lovverk skjer raskt frå leverandør. |
| Innan juni 2020 skal ny personvernforordning (GDPR) vere implementert med digitale protokollar og e-læringsopplegg. System for personvern og informasjonssikkerheit skal gjennomgåast og ha eit spesielt fokus i planperioden | Ei stilling er omdisponert til å jobbe med ny personvernforordning. Arbeidet er godt i gang og protokollar og -e-læringsopplegg er på plass innan juni 2020. | Styrka oversikt og kompetanse på informasjonstryggleik og korleis organisasjonen handterer personopplysningar. |