Stab

Personal og løn

Personal- og lønsavdeling har 3,6 årsverk. Avdelinga sine hovudoppgåver er:

  • Utvikling/vedlikehald av overordna arbeidsgivarpolitikk og løpande arbeid knytt til dette
  • Støtte og rettleiing til einingane i utøving av arbeidsgivarpolitikken
  • Lønskøyring/lønsarbeid/lokale lønsforhandlingar/pensjon/forsikring
  • Rekruttering/kompetanseutvikling
  • HMS/IA-arbeid/arbeidsmiljø
  • Samarbeid med fagorganisasjonar og verneteneste
  • Systemadministrasjon - digitale verkty

Det daglege løns- og personalarbeidet vert utført på ein god måte. Personalsjefen arbeider med overordna oppgåver innan arbeidsgivarpolitikk og samarbeider med fagorganisasjonar, verneombod, rådmannsteam og einingsleiarar.

Hovedmål

Gjennomføring av omstillingsprogrammet "Tenesteutvikling gjennom digitalisering og bruk av ny teknologi"

Måloppnåing

Personalavdelinga har etablert og gitt opplæring i desse tiltaka i 2017:

  • Elektroniske skjema for utrekning av ansiennitet
  • Digital sjukefråværsoppfølging - fyrste del. Dei siste ledda var ferdig og iverksett i januar 2018
  • Elektroniske reiserekningar - Visma Expence
  • Elektroniske lønsskjema - Visma personalmelding
  • Elektronisk kvalitetssystem - inkludert elektronisk avvikssystem
  • Elektronisk styringssystem - Visma BI

Mål:

Auka partssamarbeid og medverknad frå tillitsvalde i omstillingsarbeidet.

Måloppnåing:

Målet er nådd - men fokus på partssamarbeid er eit kontinuerlig arbeid. Personalsjefen og dei hovudtillitsvalde har i lag utarbeidd dokumentet «Partssamarbeid i Giske kommune – mål, praktisering og gjensidige forventingar». Det er etablert ei ordning der tillitsvalde deltek på enkelte av rådmannen sine leiarsamlingar, og det faste månadlege møter mellom rådmannen, personalsjef og to tillitsvalde – ordførar vert invitert til desse samlingane. Fokuset har ført til eit meir systematisk og profesjonelt partssamarbeid.



Økonomi

Økonomiavdelinga i Giske kommune har 3,7 årsverk. Avdelinga sine hovudoppgåver er:

  • Føre rekneskap til Giske kommune, Giske kyrkjelege fellesråd og legatrekneskap, herunder fakturamottak for heile kommuneorganisasjonen
  • Brukerstøtte for budsjettverktøy, økonomi- og e-handelssystem
  • Utarbeiding av samla årsbudsjett og økonomiplan for kommunen
  • Rapportering/budsjettoppfølging
  • Gi einingsleiarar m/fl. støtte og vegleiing innan økonomi
  • Sakshandsaming politiske saker
  • Finansforvaltning
  • Vere kommunen sitt kontaktpunkt for innkjøpsfelleskapet på Sunnmøre
  • Koordinere KOSTRA-rapportering frå Giske kommune.
  • Vere kommunen sitt kontaktpunkt i høve Nordre Sunnmøre Kemnerkontor, skatteoppkrevjing og arbeidsgjevarkontroll.
  • Administrere kommunen sine skadeforsikringar.
  • Tilrettelegging for Innfordring av kommunale økonomiske krav, desse vert oversendt til inkasoselskap som står for innfordringa.

Avdelinga leverer i hovedsak tenester til interne brukarar. Det er likevel ein del publikumskontakt knytt til fakturakopi og spørsmål om utsendte faktura, lån og aktivitet kring innfordring. Avdelinga er og avhengig av godt samarbeid med eksterne leverandører, lån- og finansforvaltere. samarbeidskommuner og andre samarbeidspartnere.

Hovedmål

Gjennomføring av omstillingsprogrammet "Tenesteutvikling gjennom digitalisering og bruk av ny teknologi"

Måloppnåing

Økonomiavdelinga har gjennomført desse tiltaka i 2017:

  • Elektronisk saksgang ved behandling av manuelle billag og elektronisk bilagsarkiv,
    • Resultatmål 2020: 100%. Resultatmål i 2017 var gjennomføring av opplæring og reduksjon i talet på manuelle bilag. Det har vore opplæring påde på gruppe og individnivå. Manuelle bilag er redusert frå 2023 i 2016 til 909 i 2017, d.v.s ein reduksjon på 55%.
  • Auke andel elektroniske faktura frå leverandør
    • Resultatmål for dette er 100% i 2020. I 2017 vart det utsendt informasjon til alle leverandører som fortsatt leverte faktura på papir. Andel elektroniske faktura har auka frå 63% i 2016 til 75% i 2017.
  • Innføring av nytt styringsverktøy
    • Resultatmål i 2017 var innføring og opplæring. Dette er utført. Videre arbeid med dette er at bruken skal generere kompetansen og løysinga skal nyttast i det daglege arbeidet til oppfølging i møte med tilsette og fagforeiningar. Verktøyet vert også brukt ved oppfølging mellom kommuneleiing og einingsleiing.
  • Ta i bruk mobile løysingar for å betre tilgjengelighet for attesterring og godkjenning av handlevogner, faktura og ebilag
    • Resultatmål er å gje ein betre flyt i saksgang, sikre at handlevogner vert godkjent til rett tid og redusere talet på purringar på faktura. Tiltaket vart satt i gang så seint at ein ikkje kan måle effektane før i 2018.
  • Auke andel digital utsending av faktura til kundar/brukarar
    • Resultatmål 2020 er 90%. Målet for 2017 var å vere ein tilbydar av faktura sendt til digital postkasse, slik at ein saman med andre offentlege og private aktører bidreg til auka fokus og fleire brukarar. Efaktura og avtalegiro har vore i bruk i fleire år og dei siste åra har det vore liten vekst. Utsending av faktura til digital postkasse vil saman med ny funksjonalitet i fagsystem og hos betalingsinstitusjonar i høve autogiro og efaktura bidra til auka vekst. Det har i 2017 ikkje vore mogleg å synleggjere effekten.

I tillegg kjem endringar som berre påverkar internt i avdelinga. Å arbeide for å bedre prosessar og rutinar som kan forenkle og forbetre er ein kontinuerleg prosess som i stor grad vert gjennomført i takt med kva systemleverandøren utviklar og tilrettelegg. Døme på dette er autopay- automatisk remmiteringsrutine, integrasjoner mot altinn, setje opp automatiserte jobbar. I tillegg kjem arbeid med å tilrettelegge for bruk av eksisterande funksjonar - å bruke fagsystemet fullt ut.



Servicekontoret

Servicekontoret i Giske kommune har i dag 6,5 stillingsheimlar/årsverk. Av dette er 0,5 knytt til PPT. Sjølve servicekontoret utgjer 6 årsverk fordelt på 7 personar.

  • sentralbordteneste
  • informasjon og rettleiing
  • kommunale avgifter
  • felles saksarkiv
  • postbehandling
  • politisk sekretariat
  • innkjøp til avdelingar i rådhuset

Hovedmål

Gjennomføring av omstillingsprogrammet "Tenesteutvikling gjennom digitalisering og bruk av ny teknologi"

Måloppnåing

Servicekontoret digitaliserte postutsending i 2016 med full årsdrift frå 2017 ved innføring av tenesten KS-SvarUt. Kontoret har ikkje full oversikt over all post som vert send frå kommunen. Via SvarUt vart det i 2017 send 5.023. Av dette vart 2.959 sendt (og forhåpentlegvis lest) digitalt og 2.064 sendt til print.

SvarUt vart tatt i bruk som teneste i midten av 2016. Når det gjeld porto har forbruket utvikla seg slik som følge av digitaliseringa:
2015: kr 278 702
2016: kr 248 787
2017: kr 196 400

I desse summane ligg all porto, også for det som blir printa frå SvarUT. I tillegg har portotakstane auka kvart år. Innsparinga er bra, men ville vore monnaleg høgare viss alle som tek i mot post digitalt reelt sett nytta tenesten ved å hente ut posten frå si digitale postkasse.

Flyktningtenesta og introduksjonsordninga

Flyktningtenesta hadde eit meirforbruk på om lag 1 mill i 2017. Meirforbruket er knytt til sekundærbusetting, flyktningar som flyttar frå kommunen og meirkostnader til busetting. Flyktningtenesta har 1,6 årsverk. I tillegg hadde vi i 2017 1 årsverk med lønstilskot frå NAV. I 2017 vart det busett 18 nye flyktningar i Giske kommune i tillegg til familiegjenforeiningar. Arbeidet i teamet er under kontinuerleg utvikling og prosjektet «Integrering av nye innbyggjarar» vert fulgt opp. Vi ynskjer å ha eit større tverrfagleg og tverrsektoriellt samarbeid for bedre integrering av flyktningane. Det er eit tett samarbeid med Folkeuniversitetet som driv vaksenopplæringa, NAV og mot andre tenester som helsestasjonen, kultur og oppvekst.

Introduksjonsordninga hadde eit meirforbruk på om lag 1,4 millionar. Årsak til meirforbruket er knytt til høgare utbetaling av introstønad enn forventa og flyktningar som har flytta til annan kommune i løpet av året med ein kostnad på kr 430.000,-

Folkehelsekoordinator

Giske kommune har folkehelsekoordinator i 80 % stilling.

Folkehelsekoordinatoren:

  • er prosjektleiar for kommunen si deltaking i «Nærmiljø og lokalsamfunn som fremmer folkehelse». Ein del av prosjektet i 2017 var samarbeid med Norges Miljø- og Biovitenskapelige Universitet (NMBU) og tema kvalitetar ved møteplassar i Giske . Hausten vart det gjennomført medverknadsmøter ved Valderøy barneskule, Valderøy ungdomsskule og ope møte i kommunestyresalen, i tillegg til gjennomføring av spørjeundersøking på nett.
  • er ansvarleg for tilbodet Aktiv på dagtid. God deltaking både på tur og treningssenter, 22 stk vår og 23 stk haust 2017.
  • er leiar av prosjekt "Meiropen kommune" (inkludert biblioteket som møteplass). Fortset inn i 2018.
  • er kontaktperson for StikkUT. Sju StikkUT turar, totalt 17 185 registrerte turar i Giske i 2017 (totalt 136 turar og 178 826 registreringar i StikkUT Sunnmøre).
  • deltek i møter og drøftinger vedr ulike friluftsrelaterte saker.
  • deltek i kursrekke for førstegongsfødande (med tema ernæring).
  • Leier arbeidet med gjennomføring av Ungdata2017.
  • leiar for frisklivssentralen. I 2017 har det vore gitt frisklivsreseptar til voksne. Planlegging av samarbeid med barnehagane starta i 2017 og går vidare i 2018.
  • har eit godt samarbeid med teknisk eining, er ein viktig arena for det lokale folkehelsearbeidet. Arbeid for betre medverknad, samt kartlegging og verdisetting av friluftsområde er viktige element i dette. Folkehelsekoordinator deltek på oppstartsmøter i reguleringssaker og har vore aktiv i arbeidet kring kommuneplanen sin arealdel.